5-شرح وظايف گروه روابط عمومي شهید خرازی:

الف) واحد ثبت نام:
می بایست به شرح ذیل عمل کند:
1-از هر یک اعضا هیئت به محض ورود به مجموعه می بایست اطلاعاتی کامل از قبیل شماره تماس منزل، همراه پدر، تلفن ضروری و آدرس دقیق اخذ گردد.
2-مشخصات کامل فرد مي بايست وارد لیست مادر (کامپیوتری) گردد.
3-مشخصات فرد مذکور به سرعت  باید به واحد پست ارائه شود.
3-پس از دست یابی به شرایط مناسب از لحاظ کمی و کیفی برای اعضاء هیئت کارت عضویت با تسهیلات مشخص صادر خواهد شد.
4-گروه باید با همفکری گروه های دیگر تسهیلاتی را برای استفاده از کارت در نظر
گیرد. (مهم)
تذکر مهم:
1-چنانچه در اطلاعات اعضاء تغییری حاصل شد واحد ثبت نام می بایست بلافاصله در ليست كامپيوتري اصلاحات مورد نظر را اعمال نماید.
ب) واحد پست:
می بایست به شرح ذیل عمل کند
1-با استفاده از لیست مادر، جدولی مجزا حاوی روز تولد هریک از اعضاء و آدرس دقیق منزل تهیه گردد.
2-کارت پستال تبریک به همراه نامه و پیامک تبریک هیئت در روز تولد اعضاء پست گردد.
2-در صورت امکان روز عید غدیر به عنوان بزرگترین عید شیعیان و مسلمانان برای تمامی اعضاء کارت پستال تبریک فرستاده شود.
تذکرات مهم:
1-این گروه باید لیست خود را هر ماه بروز کند تا از تغییرات احتمالی و یا ملحق شدن  افراد جدید در لیست مطلع گردد.
2-چنانچه متوجه تغییر یا اشکالی در آدرس و اطلاعات اعضاء شد سریعا به گروه ثبت نام اطلاع دهد.

3-تهیه کارت پستال و لوازم و ابزار کار بر عهده  واحد پست است.
ج ) واحد اطلاع رسانی :
1-برای  اعضاء ثابت:
حضور و غیاب:
1-واحد روابط عمومی می بایست دفترچه منظمی را تهیه نمایند تا هر هفته اسامی حاضرین در جلسه را مرقوم و تا حد امکان ساعت ورود و خروج آنان را درج نمایند
2-پس از پایان هر جلسه اسامی بررسی و نسبت به غیبت اعضاء ثابت اقدام به تماس و علت جویی شود.
3-چنانچه عضوی به علت خاص (مهمی) از قبیل بیماری خود یا اعضاء خانواده و… غیبت داشت مراتب را به گروه فرهنگی اعلام نمائید تا اقدامات لازم توسط آن گروه انجام گردد.
4-در پایان سال گزارشی مکتوب از حضور و غیاب اعضاء به گروه نظارت جهت تشویق اعضائی که بیشترین حضور را داشته اند ارائه گردد.
اهداف:
1-حضور و غیاب به منظور اطلاع از علل عدم حضور اعضاء و کاهش غیبت های بی دلیل در جلسات.
2-اطلاع از مشکلات احتمالی اعضاء از قبیل مریضی خود ، یا خانواده و تفقد و همدردی یا رفع مشکل آنان توسط هیئت.
3-تشویق اعضاء به حضور مستمر.
4-ایجاد فضای فکری برای همه اعضاء ثابت مبنی بر این که به حضور و یا عدم حضور آنان اهمیت داده می شود و هیئت  احترام خاصی براي آنها قائل است .
2-برای اعضاء قدیمی
الف)تماس های هدفمند:
1-اعضاء قدیمی هر یک به دلیلی از حضور در مجموعه هیئت محروم گردیده اند لذا لازم است با تماس های هدفمند و مناسب پس از علت جویی و رفع مشکل احتمالی در حد توان، آنان را نسبت به شرکت در برنامه هیئت ترغیب و تشویق نمود تا جائی که به گروه اعضاء ثابت ملحق گردند.
2-این گونه افراد به دلیل عدم حضور اطلاعی از برنامه های اردویی تفریحی و یا حتی فرهنگی هیئت ندارند لذا لازم است در موارد یاد شده را به اطلاع این گونه اعضاء برسانند.
3-گروه باید تمهیدی بیاندیشد تا از امکانات روابط عمومی به منظور اطلاع رسانی و تحقق اهداف فوق بهره برداری نماید.
4-می بایست افرادی که وظیفه ارتباط با اعضاء را دارند از بیانی شیوا و مؤدبانه برخوردار باشند و به هیچ وجه در کلام خود موجبات ناراحتی اعضاء را فراهم نیاورند.
5-باید در تماس ها سعی شود تا با هر کس مطابق اخلاق خاص او صحبت شود و این امر با تجربه و تماس های مکرر به دست می آید.
6-افراد تماس گیرنده می بایست ارتباط دوستانه با افراد برقرار کنند تا تماس های آنان اثر بخش باشد.و و به آنان انگیزه داده شود.

ب) طرح گفتگوی مستقیم:
قطعاً گفتگو های رودررو اثرات بیشتری در برقراری ارتباط دارد لذا در صورتی که تماس تلفنی تاثیر چندانی نداشت می توان از افراد دعوت نمود تا در جلسه ای با گروه روابط عمومی به بحث و تبادل نظر بپردازند. برای تلطیف و تأنیس قلوب می توان از اهداء هدیه برای دلجویی و ایجاد ارتباط مجدد با برخی اعضاء استفاده نمود ،هدایا میتواند حاوی محصولات هیئت (جزوات و برنامه های صوتی، تصویری و…) باشد

3-جذب اعضاء جدید:
برای جذب افراد و نیروهای جدید در مجموعه از تمام امکانات باید بهره برداری نمود در این زمینه مشارکت و مساعدت سایر گروه ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است
الف) استفاده از بنر در سطح محل
ب)استفاده از تراکت های بزرگ در محل های پر تردد مانند مساجد و میادین اصلی
ج) تبلیغات از طریق انتشار جزوات و طرح های چندرسانه ای،کارت ویزیت هیئت حاوی معرفی اجمالی هیئت در مساجد و مدارس و …
د)اطلاع رسانی کلامی و حضوری با افراد مختلف جهت معرفی هیئت
ه) برگزاری مراسم بزرگ و عمومی با دعوت از سخنرانان و مادحین مشهور در طول سال با مشارکت جدی گروه فرهنگی و سایر گروه ها
و …در این زمینه طرح ها و ایده های نو یقیناً بسیار راه گشاست
اهداف :
1-جذب نیروی انسانی جدید و تازه نفس برای گروه ها
2-ارتقاء کمّی هیئت
3-گسترش فرهنگ قرآنی در سطح محله و منطقه
4-استفاده از پتانسیل های خدماتی و مالی برای مجموعه خصوصاً خیریه
د) واحد اخبار الهيئت(هرهفته):
1-مطالب اخبار می بایست با محوریت مطالب عنوان شده در هیئت و اتفاقات و حوادث هیئت باشد.
2-بقیه ی موارد مورد نیاز در اخبار طبق مصوبه گروه انتخاب و اجراء می گردد.
4-بهتر است اخبار همان هفته در هیئت تنظیم و نسبت به تایپ و تکثیر آن اقدام شود تا از مشکلات احتمالی جلوگیری گردد.

اهداف :
ایجاد جو بانشاط و صمیمی و رغابتی و انتقادی بین اعضاء و خصوصا مسئولین گروه ها
ه) واحد طرح های موازی:
1) طرح پیام کوتاه:sms
2) دعوت از مهمانان (معلمان، هیئت امنا، بزرگترهای محل، اولیای دانش آموزان و…) در مراسم خاص.
هدف:
این امر باعث یاد آوری خاطرات اعضاء و حضور چنین شخصیت هایی باعث نشاط مجموعه می گردد.
3) سایت هیئت : بر اساس مصوبات گروه روابط عمومی و با تایید گروه نظارت عمل خواهد شد
1-مسئول سایت محتوای مورد نظر را با تایید مسئول نظارت در سایت قرار دهد
2-حداقل محتوا عکس های جلسات و اردها و جلسات و توضیحات آن همینطور    اطلاع رسانی مناسبات و برنامه های خاص می باشد
3-مسئول سایت همواره در صدد تکمیل و تکامل و بهتر شدن سایت باشد.

و) معرفی شهید و برگزاری جلسات گروهی